Operations Assistant Manager

Ziel der Stelle

Als Operations Assistant Manager spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Koordinierung der Operationen und der Optimierung der Geschäftsleistung. In direkter Unterstützung des COO und des Sales Managers stehen Sie im Mittelpunkt des Tagesgeschäfts und sorgen für eine reibungslose Umsetzung und strenge Überwachung unserer ehrgeizigen Ziele.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Operative und strategische Unterstützung des COO :

• Operative und strategische Unterstützung: Verfolgung der operativen Projekte mit dem COO, Verwaltung der Fortschrittspläne und wöchentliche Berichterstattung für fundierte Entscheidungen.
• Management der strategischen Partner: Enge Beziehung zu unseren wichtigsten Partnern, Aushandlung der Bedingungen in Abstimmung mit dem COO und Überwachung der Maßnahmen zur Gewährleistung einer erfolgreichen Zusammenarbeit.
• Koordination von Querschnittsprojekten: Steuerung verschiedener Projekte unter Einhaltung der Fristen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Teams.
• Vorbereitung und Moderation von Sitzungen: Koordination strategischer und operativer Sitzungen, Verwaltung der Tagesordnungen, Erstellung von Bilanzen, Präsentationen und klaren und aussagekräftigen Zusammenfassungen.

Datenanalyse und Unterstützung des Sales Managers :

• Leistungsüberwachung: Vorbereitung von wöchentlichen Berichten, Analyse der Leistung von Kliniken und Kapseln (Umsatz, Besucherzahlen, Zufriedenheit), um einen genauen Überblick zu erhalten und strategische Entscheidungen zu lenken.
• Optimierung der KPIs: Zusammenarbeit mit dem Sales Manager bei der Erstellung und Pflege von Dashboards und Anpassung der Strategien entsprechend den Indikatoren.
• Prognosen und Trends: Nutzung historischer Daten, um zukünftige Leistungen zu prognostizieren, Markttrends zu erkennen und Wachstumschancen zu identifizieren.

Unterstützung bei der Verwaltung :

• Vielseitige Unterstützung : Übernahme von Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Verwaltung von Korrespondenz, der Verfolgung von Vertragsdokumenten und der Koordination von Unterschriften.
• Dokumentenmanagement: Organisation und Aktualisierung von strategischen Dokumenten, Finanzberichten und Verträgen, um einen schnellen Zugang und eine strenge Überwachung zu gewährleisten.

Gesuchtes Profil :

• Ausbildung: Bachelor/Master in Management, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung (3+ Jahre) in einer kaufmännischen Rolle oder im operativen Management, idealerweise in den Bereichen Kosmetik, Mode oder Einzelhandel.
• Kaufmännische Fähigkeiten: Starke Sensibilität für das Geschäft mit der Fähigkeit, Bedürfnisse zu verstehen und zu antizipieren.
• Analytisches und rigoroses Denken: Sie können gut mit Zahlen umgehen und sind in der Lage, die Analysen in konkrete, leistungsorientierte Maßnahmen umzusetzen. Beherrschung von Excel, PPTX, Canva,… und Reporting-Tools (Salesforce, Tableau, oder andere).
• Beziehungsfähigkeit und Zusammenarbeit: Ausgezeichnete Beziehungsfähigkeit, um effektiv mit internen Teams zu arbeiten und positive Beziehungen mit Partnern zu pflegen, im Geiste der Zusammenarbeit und des gemeinsamen Wachstums.
• Feldkenntnisse: Fähigkeit, sich in den Alltag der Kliniken einzubringen und angemessene Unterstützung zu leisten.
• Persönlichkeit: Neugierig, dynamisch und proaktiv, mit einer guten Fähigkeit zuzuhören und auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet.
• Sprachen: Französisch und Englisch, Deutsch wäre ein Plus.